Cuando se habla de servidores es habitual imaginarse grandes empresas e infraestructuras caras y complicadas alojadas en espacios especialmente acondicionados. En realidad un servidor no es más que otro ordenador – eso sí: con el software y hardware adaptado para poder cumplir sus funciones.

Cuáles son las funciones de un servidor de oficina?

Desde el punto de vista del hardware es muy sencillo: Debe funcionar durante muchos años, 7 días a la semana, las 24 horas del día y normalmente en condiciones no óptimas encerrado en armarios o pequeños espacios. Por eso a la hora de elegir un servidor es preferible escoger una máquina de un fabricante conocido como DELL, HP o IBM. Eso garantiza que tanto la electrónica como la mecánica son especialmente diseñados para durar mucho tiempo sin un mantenimiento elevado y poder funcionar con la ausencia de periféricos como monitor, teclado y ratón. Suelen ofrecer reducidas capacidades gráficas y de conectividad de módulos internos a cambio de la posibilidad de instalar más memoria de trabajo y más discos duros que un ordenador normal.
Como siempre el hardware no es nada sin el software y como se trata de un hardware especializado debe funcionar con un software especializado. En el entorno de oficinas es más común ver sistemas operativos como Microsoft Windows Server cuando en servidores relacionados con servicios de Internet como correo electrónico y páginas web se usa más el también conocido Linux.

Pero para que se necesita un servidor?

La idea básica de un servidor de oficina es la de centralizar el tratamiento de información. Si tiene por ejemplo 5 puestos de trabajo y quiere realizar copias de seguridad tiene que comprar 5 licencias de software y tener espacio para hacer 5 copias.  Si tiene la información centralizada en un servidor solo necesita 1 licencia y menos espacio para la copia.
Además puede compartir los datos entre los empleados y así acelerar los procesos de gestión y evitar información duplicada o no actualizada. La seguridad se garantiza por la gestión de acceso con nombres de usuarios y contraseñas – otra de las funciones de un servidor. Resumiendo se puede decir que un servidor facilita el tratamiento e intercambio de datos asegurando su integridad y seguridad.

Y eso es todo?

Para nada. El siguiente paso sería no solo centralizar algunos archivos sino TODO el entorno de trabajo en el servidor. Esta especialidad de un servidor es conocido como “escritorio remoto” o también “oficina virtual”. Significa que todo lo relacionado con la ofimática está centralizado en el servidor. No solo los documentos compartidos sino también los programas y el entorno de cada usuario con su información y configuración personalizada están dentro del servidor. Así el ordenador del puesto de trabajo se convierte en un mero medio de conexión – un terminal que representa con el monitor el escritorio del usuario dentro del servidor y le permite interactuar con él a través de teclado y ratón.

Y qué ventajas tiene?

Muchas. En primer lugar su entorno de trabajo es accesible desde cualquier punto del mundo y desde cualquier tipo de dispositivo. La conexión al escritorio remoto no es limitada a un ordenador tenga el sistema operativo que tenga. También es posible conectar con tablets y hasta con teléfonos móviles – y siempre es SU entorno de trabajo conocido, SU escritorio con SUS iconos en la distribución que USTED ha puesto para que le sea cómodo para trabajar.
En segundo lugar facilita el proceso de actualizaciones de programas instalados. Cualquier cambio en el software del servidor se aplica al momento a todos los usuarios. Ya no hay lugar para problemas de versiones incompatibles de documentos. Dentro de su organización todos trabajan con las mismas versiones y los mismos programas.
Además el puesto de trabajo no influye en el trabajo. Se reduce el coste en la compra de nuevos equipos ya que se pueden adquirir los modelos más básicos de ordenadores y si se estropea un ordenador se puede cambiar sin pérdida de información ni tiempo o simplemente el usuario cambia temporalmente de sitio.

Y desventajas?

Como desventajas tenemos la dependencia total del servidor y si se ha decidido de alojarlo fuera de la oficina, en un centro de datos por ejemplo, también la dependencia de la conexión a Internet. Es por eso de vital importancia seleccionar cuidadosamente ambos elementos.
Luego hay incompatibilidades con algunos programas de software sobretodo en el ámbito de diseño gráfico, tratamiento de fotos y CAD. Por otra parte es como mínimo difícil la reproducción de video y audio y a consecuencia las videoconferencias en un escritorio remoto. Todo ello no impide una oficina virtual pero hay que tener en cuenta tanto el lugar de instalación del servidor como las limitaciones en su uso. A la hora de elegir periféricos también debería consultar con su informático. Sobretodo impresoras y escáneres deben cumplir algunas condiciones específicas para facilitar su implementación en el sistema.

Para quien es recomendable una oficina virtual?

Con la reducción de costes en hardware y la virtualización de servidores ya no existe límite hacia abajo para el uso de una oficina virtual. Como económicamente rentable se ofrece el sistema a partir de 3 puestos de trabajo y sobre todo cuando se requiere una alta movilidad o se cuenta con más de una sede de negocio.

En todo caso consulte siempre con una empresa experimentada antes de empezar.